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Automatización con IA para operaciones: del papel y el Excel al reporte que sale solo
En la mayoría de las operaciones el dato nace en papel, se digita a una planilla, se consolida en otra y termina en un reporte al regulador o a la gerencia. Nosotros hacemos que ese recorrido corra solo, sobre los sistemas que la planta ya usa, y que el dato se digite una sola vez.
El problema no es el sistema. Es la transcripción.
Una gerencia de operaciones puede tener ERP, sistemas de planta y Power BI, y aun así cerrar cada semana consolidando planillas. El dato de terreno llega tarde, con errores de digitación, y el reporte al regulador depende de una o dos personas que saben de qué planilla sale cada cifra.
El trabajo que hacemos es eliminar la transcripción: captura digital en el origen, lectura con IA de lo que ya existe en papel y un reporte que sale del dato validado. Operaciones revisa excepciones; no copia datos.
Qué automatizamos en una gerencia de operaciones
- Registros de terreno sin papel. Captura en tablet o celular, también sin conexión, con el dato validado en el momento del registro.
- Lectura de bitácoras, fotos y documentos. Lo que ya existe en papel, foto o PDF se lee con IA y se carga; lo dudoso espera a un supervisor.
- Consolidación de datos de operación. Una sola fuente en lugar de una planilla por planta, centro o turno, con Power BI que se actualiza solo.
- Reportes al regulador. SERNAPESCA, SMA y otros organismos, armados desde el dato de origen con trazabilidad de cada cifra.
- Alertas de operación. Umbrales, atrasos y excepciones que llegan a quien tiene que actuar, por Teams, correo o WhatsApp.
- Operación del flujo ya construido. Monitoreo y ajuste cuando cambia un formulario, una norma o el formato del regulador.
Lo que ya hicimos en operaciones
- Dejamos corriendo el procesamiento de bitácoras de centros de cultivo y el reporte regulatorio a SERNAPESCA para una de las cinco mayores salmoneras del mundo.
- Para la misma empresa construimos la captura en tablet sobre Dataverse que reemplaza el flujo de papel, Excel local, correo y Excel maestro con que sus unidades de producción calificaban la calidad de cada lote.
- Diseñamos y prototipamos para un fabricante industrial con varias plantas y red de distribuidores la trazabilidad de sus pedidos: el ejecutivo ve cada etapa y su fecha leyendo de Dynamics 365 sin cargarlo.
- Para un productor de alimento para acuicultura prototipamos el pipeline de datos de mercado: los reportes que llegan por correo se identifican, se normalizan y se cargan a SharePoint, con cuarentena hasta que un supervisor los acepta.
Somos OpenAI Select Partner, Authorized Partner de Monday.com en Chile, parte del Claude Partner Network de Anthropic y miembros del programa NVIDIA Inception.
Cómo parte un proyecto
- 01
Recorrido del dato
Dónde nace cada registro, cuántas veces se transcribe, qué planillas se consolidan y qué reportes salen de ahí. Esta etapa define el costo y el plazo del proyecto.
- 02
Un flujo, de punta a punta
Se elige uno solo, normalmente el reporte que más horas cuesta o el que tiene multa asociada. Se lleva hasta producción con su captura, su validación y su reporte.
- 03
Integración con lo que ya existe
ERP, sistemas de planta, SharePoint, correo y los portales del regulador. La planta no cambia de sistema: cambia que el dato se digita una sola vez.
- 04
Operación
El flujo queda corriendo y monitoreado. Si cambia un formulario, una norma o el formato del regulador, se ajusta sin frenar la operación.
Preguntas frecuentes
Nuestra operación sigue en papel y Excel. ¿Por dónde se parte?
Por el dato que más veces se transcribe o por el reporte que tiene plazo y multa. Normalmente es un registro de terreno que se escribe en papel, se digita a una planilla, se consolida en otra y termina en un reporte. Se digitaliza la captura, se elimina la transcripción y el reporte sale solo del dato de origen.
¿Funciona en terreno sin conexión?
Sí. La captura en tablet sobre Power Apps y Dataverse funciona sin conexión y sincroniza cuando vuelve la señal. Es el caso típico de centros de cultivo, faenas mineras y plantas en zonas rurales.
¿Pueden automatizar el reporte a SERNAPESCA o a la SMA?
Sí. Dejamos corriendo el procesamiento de bitácoras y el reporte a SERNAPESCA para una de las cinco mayores salmoneras del mundo, y el mismo patrón aplica a los reportes a la SMA y a otros organismos: el reporte se arma desde el dato validado, con trazabilidad de cada cifra.
¿Hay que reemplazar el ERP o los sistemas de planta?
No. El trabajo se hace sobre lo que ya existe y dentro del tenant de Microsoft 365 de la empresa. Lo que se construye es el tramo entre sistemas que hoy se hace a mano.
¿Quién mantiene esto después?
Nosotros, si la empresa lo prefiere. Con automatización gestionada el flujo queda operado y monitoreado por Muze, y se ajusta cuando cambia el formulario o la norma, sin que la empresa necesite un equipo técnico propio.
¿Cuántas veces se transcribe un mismo dato antes de llegar al reporte?
En el diagnóstico gratuito seguimos el recorrido de un dato de su operación, desde el terreno hasta el reporte, y le decimos dónde se pierde el tiempo. Sin compromiso y sin instalar nada.