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Automatización con IA para compras, proveedores y contratistas en Chile
Compras vive entre el correo y el ERP: la solicitud que se aprueba en un hilo, el proveedor nuevo que manda sus papeles por WhatsApp, la factura que alguien coteja contra la orden en una planilla. Nosotros hacemos que cada paso quede validado y registrado antes de llegar a quien aprueba.
La aprobación está en el correo. El respaldo, en una planilla.
Casi toda empresa ya tiene un ERP con órdenes de compra y un procedimiento de aprobación escrito. Lo que no tiene es el tramo entre la necesidad y la orden: la solicitud que viaja por correo, la aprobación que se da en el mismo hilo, los papeles del proveedor en una carpeta compartida y la factura que se coteja a mano antes de pagar.
El trabajo que hacemos es construir ese tramo: flujos que validan contra los maestros del ERP, aprueban según el rol y el monto, reciben y verifican los documentos del proveedor y cruzan la factura contra lo que se hizo. Quien aprueba ve lo que hay que ver; el resto ya está resuelto.
Qué automatizamos en compras y abastecimiento
- Solicitudes de compra con aprobación por rol. La solicitud sale del hilo de correo: se valida contra los maestros, se aprueba según el rol y el monto, queda trazada y se escribe en el ERP.
- Alta de proveedores y socios nuevos. Los documentos se reciben, validan y ordenan; el screening del oficial de cumplimiento sigue siendo humano, pero con todo a la vista.
- Portal de proveedores y licitaciones. Recepción de ofertas, comparativos, documentación y estados de pago en un solo lugar dentro del tenant, en vez de una casilla de correo compartida.
- Acreditación de contratistas y subcontratistas. Documentos por trabajador y por empresa cotejados contra la fuente, vencimientos con alerta antes de la faena y el expediente listo para el mandante o el auditor.
- Facturas de proveedores contra el servicio prestado. La factura del laboratorio, del transportista o del servicio se cruza contra lo pedido y lo efectivamente realizado. Solo las diferencias llegan a quien aprueba el pago.
- Contratos y vencimientos. Contratos archivados con sus fechas clave, recordatorios de vencimiento y renovación, y el borrador de la renovación preparado con tiempo.
- Seguimiento de proveedores y órdenes en Monday.com cuando el ERP no lo cubre. Implementación como Authorized Partner de Monday.com en Chile.
- Operación del flujo ya construido. Monitoreo y ajuste cuando cambia una política de aprobación, un proveedor o el ERP.
Lo que ya hicimos en compras y proveedores
- Para un fondo de inversión forestal construimos las solicitudes de compra y el alta de socios nuevos sobre Power Apps y Power Automate, validadas contra los maestros de SAP Business One antes de que nadie las apruebe y escritas solas en SAP una vez aprobadas. Cada persona ve lo que su rol permite.
- Diseñamos para una de las cinco mayores salmoneras del mundo la validación automática de la facturación de su laboratorio externo contra los análisis efectivamente solicitados y realizados, para que a pago llegue solo lo que cuadra.
- Diseñamos y prototipamos para una empresa de servicios mineros la validación documental de sus postulantes contra la fuente oficial, con evidencia auditable de cada consulta: el mismo patrón que la acreditación de contratistas necesita antes de cada faena.
Somos Authorized Partner de Monday.com en Chile, parte del Claude Partner Network de Anthropic y miembros del programa NVIDIA Inception.
Cómo parte un proyecto
- 01
Inventario de solicitudes, proveedores y sistemas
Cómo se pide hoy una compra, quién aprueba qué monto, por dónde llegan los papeles del proveedor y qué se digita en el ERP. Esta etapa define el costo y el plazo del proyecto.
- 02
Un flujo, de punta a punta
Se elige uno solo, normalmente las solicitudes de compra o el alta de proveedores. Se lleva hasta producción con su validación, su aprobación por rol y su escritura en el ERP.
- 03
Integración con el ERP que ya existe
SAP Business One, Softland, Dynamics o el que haya, por su API y en coordinación con el partner que lo administra. Acá es donde se gana o se pierde el proyecto.
- 04
Operación
El flujo queda corriendo y monitoreado. Cambia una política de aprobación, un proveedor o el ERP, y se ajusta sin que compras se entere.
Preguntas frecuentes
¿Se integra con nuestro ERP o hay que cambiarlo?
Se integra. Conectamos SAP Business One, Softland, Dynamics o el que exista por su API y en coordinación con el partner que lo administra. La solicitud se valida contra los maestros del ERP y se escribe ahí una vez aprobada; el ERP sigue siendo la fuente de verdad.
¿La aprobación puede depender del monto y del área?
Sí. Las reglas de aprobación por rol, monto, área y sociedad se definen una vez y el flujo las aplica: quién aprueba, en qué orden, con qué plazo y qué pasa si nadie responde. Cada aprobación queda registrada con fecha y persona.
Los proveedores nos mandan los papeles por WhatsApp y correo. ¿Sirve?
Sirve, y es el punto de partida más común. El documento se recibe por donde llegue, se lee, se valida y se archiva en el expediente del proveedor. Lo que falta o está vencido se le pide al proveedor sin que una persona tenga que escribirle.
¿Pueden validar la factura de un proveedor contra lo que realmente hizo?
Sí. La factura se cruza contra la orden de compra y contra el registro del servicio efectivamente prestado: los análisis que el laboratorio realizó, los viajes que el transportista hizo, las horas que el contratista reportó. Lo que cuadra pasa a pago; lo que no, llega a quien aprueba con la diferencia marcada.
¿Sirve para licitaciones?
Sí. Las bases se publican, las ofertas se reciben en un portal dentro del tenant, se ordenan en un comparativo y la evaluación queda registrada. La decisión sigue siendo de la comisión; lo que desaparece es la casilla de correo compartida.
¿Dónde quedan los datos de proveedores y contratistas?
En el entorno de la empresa: su ERP y su tenant de Microsoft 365. Nada sale a servidores de Muze. Los datos de los trabajadores de un contratista son datos personales bajo la Ley 21.719, vigente desde diciembre de 2026, y el flujo registra quién accedió a qué.
¿Cuánto demora ver el primer resultado?
Depende de cuántos sistemas haya que conectar, que es la variable que domina el plazo. Un flujo de solicitudes sobre un ERP con API accesible avanza rápido; una acreditación contra muchas fuentes distintas parte por la capa de conectores. En el diagnóstico gratuito estimamos cuál de los dos casos es el suyo.
¿Cuántas aprobaciones de compra viven hoy en un hilo de correo?
En el diagnóstico gratuito revisamos cómo se pide, se aprueba y se paga hoy una compra, por dónde llegan los papeles del proveedor y qué flujo conviene automatizar primero. Sin compromiso y sin instalar nada.